Conditions générales de vente

1. Les parties et le champ d'application

Le prestataire est Nathan Percheron, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial « Planning ERP », SIREN 131 023 962, 87 rue Nationale, appartement 010, 35650 Le Rheu. Ses coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.

Le service est réservé aux professionnels, qui l'utilisent pour les besoins de leur activité. En souscrivant, le client déclare agir à ce titre. Ces conditions prévalent sur tout autre document du client, sauf accord écrit et signé des deux parties.

2. Le service

Planning ERP est un logiciel accessible en ligne, depuis un navigateur, sur ordinateur et sur téléphone. Le client dispose d'un espace qui lui est propre, sur lequel il crée les comptes de ses collaborateurs.

• Le socle, inclus dans chaque formule : planning à la semaine et au mois, rotations, congés, absences et soldes, validation des demandes, pauses déjeuner, alertes de couverture, accès sur téléphone, récapitulatif hebdomadaire par e-mail.
• Les modules en option : Guichet d'accueil et Inventaire & prêts.

Le service évolue : le prestataire peut le corriger, l'améliorer ou en modifier l'interface, sans jamais retirer au client une fonctionnalité essentielle de sa formule en cours d'abonnement.

3. L'essai gratuit

• Chaque nouveau client bénéficie d'un essai gratuit de 30 jours, sans moyen de paiement à fournir et sans engagement.
• À la fin de l'essai, si aucun abonnement n'est souscrit, l'espace passe en lecture seule : les données restent consultables, mais plus modifiables.
• 30 jours plus tard, l'espace et ses données sont supprimés. Le client en est prévenu par e-mail avant chacune de ces deux étapes.
• Un abonnement souscrit pendant ou après l'essai conserve toutes les données saisies.

4. La souscription

• L'abonnement se souscrit en ligne, depuis l'espace du client, par l'un de ses administrateurs. L'écran indique la formule, les modules, la périodicité choisie et le prix ; l'administrateur accepte les présentes conditions en cochant la case prévue, puis règle la première période.
• L'abonnement commence au paiement de cette première période. Les données saisies pendant l'essai sont conservées.
• Au-delà de 50 collaborateurs, ou à la demande du client, le prestataire établit une proposition écrite ; son acceptation par e-mail vaut souscription et acceptation des présentes conditions.

5. Les prix

Le prix dépend du nombre de collaborateurs actifs dans l'espace.

• Les prix sont exprimés hors taxes. TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts : tant que le prestataire relève de la franchise en base, le prix facturé est le prix indiqué.
• Le prix annuel équivaut à dix mois : deux mois sont offerts.
• Un collaborateur actif est une personne qui figure au planning de l'espace : sa fiche n'est pas désactivée et son contrat, s'il en a un, est en cours.
• Les modules sont facturés selon ce que l'espace utilise : le Guichet d'accueil pour chaque guichet ouvert, l'Inventaire & prêts dès que l'inventaire contient du matériel.
• La formule et les modules suivent l'espace : si l'équipe grandit ou diminue, ou si un module est ajouté ou retiré, le prix est ajusté à partir de la période de facturation suivante, à la hausse comme à la baisse. La période en cours n'est jamais refacturée.
• Le prestataire peut faire évoluer ses prix. Il en informe le client au moins un mois avant ; le nouveau prix s'applique à l'échéance suivante, et le client qui le refuse peut résilier avant cette date.

6. Facturation et paiement

• L'abonnement est payable d'avance, au début de chaque période, mensuelle ou annuelle, par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Le paiement est débité automatiquement à chaque échéance. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.
• Les paiements sont traités par Stripe, prestataire de services de paiement agréé : le prestataire n'a jamais accès aux numéros de carte ni aux coordonnées bancaires du client.
• Une facture est émise à chaque échéance ; elle est envoyée par e-mail et reste consultable depuis l'espace du client, où il peut aussi changer son moyen de paiement.
• Si un paiement échoue, le client en est prévenu par e-mail et le paiement est de nouveau tenté pendant 15 jours. S'il échoue encore, l'espace passe en lecture seule jusqu'au paiement ; les données sont conservées et tout redevient modifiable dès le paiement reçu.
• Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du code de commerce).

7. Durée et résiliation

• Abonnement mensuel : sans engagement. Il se renouvelle chaque mois et se résilie à tout moment, depuis l'espace du client ou par e-mail ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours, déjà payé.
• Abonnement annuel : engagement de douze mois, renouvelé pour la même durée. Il se résilie à tout moment, de la même façon ; la résiliation prend effet à la fin de l'année en cours, qui n'est alors pas renouvelée. Un rappel est envoyé par e-mail avant chaque renouvellement. Une année commencée n'est pas remboursée, sauf manquement du prestataire.
• À la fin de l'abonnement, l'espace passe en lecture seule : ses données restent consultables, dans les conditions de l'article 8.
• Chaque partie peut résilier l'abonnement si l'autre manque gravement à ses obligations et n'y remédie pas 30 jours après une mise en demeure. Si le manquement est celui du prestataire, la part payée et non consommée est remboursée.

8. Les données à la fin du contrat

• Les données saisies dans l'espace appartiennent au client.
• À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, le client peut obtenir l'export complet de ses données dans un format ouvert et lisible (base SQLite, ou fichiers CSV sur demande), pendant 30 jours. Cet export est gratuit.
• Passé ce délai, l'espace et ses données sont supprimés. Les copies présentes dans les sauvegardes disparaissent au fil de leur renouvellement, qui ne conserve que les plus récentes.

9. Les données personnelles

Les données que le client enregistre sur ses collaborateurs sont traitées pour son compte. Au sens du RGPD, le client est responsable de traitement : il décide de ce qu'il enregistre et pourquoi, et informe ses collaborateurs. Le prestataire est son sous-traitant (article 28) et s'engage à :

• ne traiter ces données que pour fournir le service, sur instruction du client, et jamais pour ses propres fins ;
• les héberger en France, dans l'Union européenne, et ne recourir qu'aux sous-traitants suivants : Alwaysdata (hébergement, France) et Brevo (envoi des e-mails, France). Tout changement est annoncé au client, qui peut s'y opposer ;
• en assurer la confidentialité et la sécurité : mots de passe chiffrés, accès cloisonnés, sauvegardes ;
• n'y accéder que si le support l'exige, à la demande du client et pour le temps nécessaire ;
• prévenir le client dans les meilleurs délais de toute violation de données qui le concerne, et l'aider à répondre aux demandes de ses collaborateurs ;
• restituer puis supprimer les données à la fin du contrat, comme prévu à l'article 8.

Le client s'engage de son côté à n'enregistrer que des données nécessaires à l'organisation de son équipe. Le motif d'une absence est facultatif ; s'il le renseigne, notamment pour un arrêt maladie, il le fait sous sa responsabilité. Le service ne montre ce motif qu'à la personne concernée et à ceux qui valident les congés.

10. Disponibilité et assistance

• Le prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour que le service soit accessible en permanence. Il s'agit d'une obligation de moyens : aucun taux de disponibilité n'est garanti.
• Les opérations de maintenance sont faites de préférence en dehors des heures de bureau, et annoncées à l'avance lorsqu'elles doivent interrompre le service.
• L'assistance est assurée par e-mail, les jours ouvrés. Le prestataire s'efforce de répondre sous un jour ouvré.
• Une sauvegarde de la base est faite et vérifiée chaque jour, et avant chaque mise à jour du service.

11. Les obligations du client

• Créer des comptes personnels pour ses collaborateurs, et fermer ceux des personnes qui partent.
• Veiller à ce que ses utilisateurs respectent les conditions d'utilisation, et garder confidentiels leurs identifiants.
• N'utiliser le service que pour son activité, sans chercher à en contourner les protections ni à le revendre.
• Vérifier les informations qu'il en tire : plannings, soldes et compteurs sont des outils d'organisation, qui ne remplacent ni les contrats de travail, ni la paie, ni les décomptes officiels.

12. Propriété intellectuelle

Le logiciel reste la propriété du prestataire. L'abonnement donne au client, pour sa durée, un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du service, pour lui et ses collaborateurs. Il ne transfère aucun droit sur le logiciel.

13. Responsabilité

• Le prestataire n'est responsable que des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Il ne répond pas des dommages indirects, tels qu'une perte de chiffre d'affaires ou d'exploitation.
• Sa responsabilité totale est plafonnée aux sommes payées par le client au cours des douze derniers mois.
• Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

14. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un événement de force majeure, au sens de l'article 1218 du code civil. Si l'empêchement dure plus d'un mois, chaque partie peut résilier l'abonnement sans indemnité ; la part payée et non consommée est alors remboursée.

15. Confidentialité et références

Chaque partie garde confidentielles les informations de l'autre dont elle prend connaissance. Le prestataire ne cite le nom du client comme référence commerciale qu'avec son accord écrit.

16. Modification de ces conditions

Le prestataire peut modifier ces conditions. Il en informe le client au moins un mois avant leur entrée en vigueur ; elles s'appliquent à l'échéance suivante, et le client qui les refuse peut résilier avant cette date. La version en vigueur est datée au bas de cette page.

17. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.